Plusieurs permis et licences sont nécessaires pour exploiter une entreprise de location de voitures et varient en fonction de l'état, de la localité et de la municipalité. Le permis et /ou la licence de chaque exploitant d'entreprise est régi par les réglementations locales relatives à la fois aux opérations commerciales générales, telles que l'obtention d'une licence et des permis de zonage spéciaux nécessaires pour exploiter cette entreprise particulière dans cette zone de la ville. Les autres licences et permis nécessaires sont propres à l'entreprise de location de voitures.
Licences
Les licences pour les entreprises de location de voitures sont généralement gérées au niveau local. Une demande doit être remplie par un dirigeant de la société, qui reçoit ensuite un certificat d’autorité pour faire des affaires. Le propriétaire doit alors désigner un assureur pour gérer la couverture d'assurance de la voiture de location et le paiement d'un droit de licence à l'État. L'entité gouvernementale envoie ensuite le permis directement à la société de location de voitures, qui l'avertit par la suite. Dans la plupart des cas, les licences doivent être renouvelées chaque année moyennant le paiement d'une redevance.
Permis
Les permis sont généralement délivrés par l'État dans lequel l'entreprise de location de voitures est autorisée à exercer ses activités. Avoir une licence n'est pas une garantie de pouvoir obtenir et conserver les autorisations nécessaires. L'obtention de permis de location de voitures varie d'un État à l'autre, mais la plupart ou la totalité oblige le propriétaire à tenir des registres d'assurance pour le commissaire aux assurances de l'État, ainsi qu'à se conformer aux ordonnances locales et municipales relatives aux lois de zonage et à l'élimination des déchets. Les propriétaires de location de voiture qui exercent leur activité dans les aéroports paient également des redevances de concession. Tous les propriétaires sont soumis à des audits de la ville et /ou de l'état des registres financiers et à des inspections sur site de temps à autre.
Démarrage d'une entreprise de location de voitures
Si vous prévoyez d'avoir des employés, que ce soit au guichet ou sur le terrain, vous aurez également besoin d'un numéro d'identification fiscale fédéral et d'un numéro d'identification fiscale de l'État. Des frais d'enregistrement des entreprises peuvent s'appliquer. Vous devrez déterminer les types de voitures à louer ainsi que la taille de votre flotte. Les lois de zonage dictent souvent ces questions et doivent être vérifiées avant de créer l'entreprise. Déterminez le meilleur emplacement pour générer le plus de trafic possible pour votre entreprise - les emplacements proches des aéroports et des zones à forte densité touristique sont préférables. Planifiez longtemps à l'avance les coûts de la publicité et du marketing; mettre en place une base de données et un système de paiement pour les clients; Conservez des automobiles bien entretenues et demandez à un avocat de vérifier tous les contrats et accords. Demandez également à un fournisseur avec qui vous avez des contrats de gérer des tâches telles que les réparations et l’entretien courants. Vous devez être couvert par une assurance responsabilité civile et le mettre à la disposition de vos clients.
Couverture d'assurance locataire
En règle générale, deux types d'assurance s'appliquent aux sociétés de location de voitures, l'assurance responsabilité civile de votre entreprise et la l’assurance que vous offrez aux clients lorsqu’une voiture leur est livrée pour la période de location. Les clients ne devraient avoir aucune obligation d'accepter la couverture. Certains sont couverts par l'émetteur de carte de crédit ou sont couverts par leurs propres polices. En règle générale, la couverture offerte à vos clients consistera en une assurance exonération des dommages, une assurance responsabilité, un accident personnel et des effets personnels. Lorsque les permis sont délivrés, la plupart des États exigent que les locataires aient au moins 21 ans et certains États exigent au moins 25 ans aux fins de l'assurance.
Réglementations concernant la conservation de bons dossiers
Dans la plupart des États, vous devront présenter des rapports trimestriels, semestriels et annuels réguliers. Celles-ci incluent, par exemple, les recettes de location brutes, les registres de commerce entre États fédéraux, la rémunération du travailleur si vous avez des employés, le type de couverture de responsabilité commerciale que vous avez et le type d’assurance de responsabilité automobile que vous avez et que vous proposez aux clients. Des enregistrements doivent être conservés sur le numéro d'identification du véhicule (VIN) de chaque voiture, ainsi que sur la marque, la couleur et le modèle, les exigences en matière d'étiquette et de licence, les valeurs d'amortissement et les taxes ad valorem du comté payées pour chaque véhicule, principalement pour le revenu. déclarations fiscales.
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