Cet article est destiné à vous aider à organiser un voyage en groupe réussi, si vous êtes nouveau dans l'organisation de voyages de groupe ou cherchez simplement à améliorer vos expériences. Il s'adresse à une variété de gens à l'esprit. Vous pouvez être un membre du comité de visite alloué, secrétaire social, président du club, ou vous pouvez être un gestionnaire ayant été demandé d'organiser un voyage d'entreprise. Vous pouvez également être un meilleur homme organise un cerf «faire» ou simplement organiser une fête pour un grand groupe d'amis. Par où commencer Si vous n'avez pas organisé les voyages de groupe avant vous pensez probablement où dois-je commencer? Si vous avez un voyage de groupe organisé avant et il ne va pas si bien que vous devriez poser - où dois-je l'ai commencé dernière fois La première chose que vous devez décider est de savoir qui sera responsable de quoi, assurez-vous que ces rôles sont clairement définis,? et que les individus comprennent leurs responsabilités. Le nombre de personnes qui ont besoin d'être impliqués dans l'organisation de voyages de groupe varie en fonction de votre groupe et de destination. Pour de petits groupes informels, vous pouvez décider que vous allez prendre la responsabilité de toutes les tâches. Pour les grands et plus formelle, il est souvent préférable d'assigner des tâches à plusieurs personnes. Vous devriez examiner: Qui sera responsable de la collecte de l'argent? Pour les sports ou les groupes artistiques - qui organiseront kit et des vêtements qui vendra le tour de votre groupe et de les convaincre d'aller. Qui organisera votre groupe - assurez-vous qu'ils ont tous des passeports mise à jour, organiser des listes de chambres, et effectuer toute autre administration qui doit être fait. Levée de fonds, si requiredIdea remue-méninges Une fois que vous avez décidé sur ces responsabilités que vous devez venir avec quelques idées générales de l'endroit où votre groupe devrait aller et ce qu'ils doivent faire. Dans certains cas, ce sera facile que d'autres facteurs auront déjà pré-déterminé cela. Si vous êtes un groupe sportif et organisez un voyage pour un tournoi sportif, votre destination et de l'activité principale aura déjà été défini. Dans cette situation, vous devriez envisager quelles autres activités vous pouvez également faire afin que vous obtenez le meilleur parti de votre voyage. Dans de nombreux cas brainstorming aura un processus beaucoup plus complexe. Si vous êtes un groupe de musique qui souhaitent partir en tournée alors les possibilités sont presque infinies en ce qui concerne les destinations, les concerts et les itinéraires. Vous aurez probablement besoin de faire des recherches dans les idées pour votre groupe et le processus de réflexion pourrait prendre plusieurs semaines. Pourquoi ne pas avoir des idées, des experts! Il ya un certain nombre d'organisateurs de voyages de groupe professionnel là-bas comme MyGroupTour qui sera plein d'idées et ont probablement fait quelque chose de semblable auparavant. Contacter un organisateur de groupe professionnel ne vous coûtera rien et vous permettra de choisir leur cerveau. MyGroupTour et un certain nombre d'autres offrent également une grande collection d'itinéraires prédéfinis sur leurs sites web. Vous pourriez être en mesure de prendre l'un de ces directement ou adapter à vos besoins. Vous pouvez également faire des recherches dans les destinations sur le web en utilisant les sites Web tels que «Trip Advisor» ou «en Europe» pour aider à trouver des idées. Si vous voyagez en Grande-Bretagne puis utiliser VisitBritain. C'est un grand site Web avec beaucoup d'informations utiles. Ainsi que la destination et les itinéraires que vous aurez besoin de réfléchir sur la date approximative du voyage, nombre probable, le type d'hébergement et les excursions supplémentaires que vous voudrez peut-être do.Budget Le budget d'un groupe est très important. Si vous créez un cours voyage ou des vacances à prix alors personne de votre groupe sera en mesure de venir. De même, si vous définissez le budget si bas, alors vous allez vous retrouver dans un logement que personne ne veut rester, qui encore une fois peut les mettre hors tension à venir. Vous devez accepter une fourchette de prix que vous pensez que votre groupe peut se permettre et de créer votre voyage sur cette base. Si vous voulez aller sur la tournée d'une semaine en Europe, mais se rendre compte que votre groupe ne peut raisonnablement se permettre 100 € chacun, alors vous devrez tenir compte de collecte de fonds ou de réaliser un ajustement à votre tour en termes de longueur de temps, la destination ou de l'itinéraire. Se souvenir de tout groupe peut se permettre une tournée, il faut juste la bonne quantité de la planification, de la créativité et de préparation. Certains membres peuvent avoir un contexte économique particulièrement difficile. Vous voudrez peut-être envisager de subventionner ces membres des fonds de clubs et de collecte de fonds. Certaines personnes peuvent également être disposés à payer davantage afin de réduire le coût pour les autres. Vous devez également prendre en considération les places gratuites pour vous-même. Dans la plupart des réservations de groupe, vous devriez être en mesure d'obtenir un lit d'hôtel gratuite pour tous les 25 membres du groupe même si les prix de l'entraîneur ne sont pas normalement affected.Getting votre groupe ensemble La première étape consiste à convaincre les gens d'aller sur votre voyage de groupe. Il ya trois principaux facteurs qui décident de cela. Est-ce que le voyage appel à eux, est-ce à un prix qu'ils peuvent se permettre et comment charismatique êtes-vous à leur vendre l'idée! Si vous pouvez obtenir ces trois choses, alors vous ne devriez avoir aucun problème à obtenir le plus de votre groupe pour faire le voyage. Administrer les voyages de groupe peut être assez fastidieux et difficile. Vous pouvez trouver votre auto ayant au noyau personnes plusieurs fois parce qu'ils ne sont pas po courir après les gens en place qui n'ont pas fait quelque chose que vous avez demandé à le faire, traiter avec des gens qui ont abandonné ou en ajoutant de nouveaux membres à la tournée qui veulent maintenant venir. Vous devez être prêt pour une opération complexe et fastidieuse si vous voulez tout faire vous-même. Vous pouvez alléger considérablement la charge à l'aide d'un organisateur de groupe professionnel. Ils peuvent aider à traiter ces problèmes en votre nom. Selon quelle compagnie vous allez et ce que vous avez convenu avec eux. Si vous voulez qu'ils fassent tout, alors vous devriez vous attendre à payer un peu plus. Mais ce serait vous libérer pour d'autres tâches qui pourraient autre sage être plus coûteux pour vous en les ignorant. Une solution qui sera disponible pour vous à partir de fin été 2008 est le site de MyGroupTour. Ils fourniront une série de services en ligne pour vous aider à collecter de l'argent, l'organisation de votre voyage et citations reçois de suppliers.Raising finance et fundraisingOk, si votre groupe va sur un cerf faire alors personne ne va donner charitablement pour soutenir votre bouffonneries ivres! Si vous êtes un voyage de groupe organisation de société, alors la seule façon que vous allez obtenir quelqu'un d'autre à payer pour cela le sera si vous offrez des avantages commerciaux à eux. Avec la plupart des groupes si il ya une multitude de façons de lever des fonds pour votre voyage de groupe. Vous pouvez organiser des événements génériques, des journées de divertissement ou d'organiser quelque chose en fonction de ce que votre groupe fait. Événements générales et des journées de divertissement pourraient inclure: - marathon /compétition parrainée, lavage de voiture dans un supermarché local ou de l'école, le café du matin pour vous la maison de retraite locale, mettre sur un disco, créer une soirée, ou d'organiser une chasse aux œufs de Pâques. La liste est vraiment limité que par votre imagination. Aussi, vous devriez essayer organiser quelque chose qui se rapporte à ce que votre groupe fait. Si vous êtes un orchestre puis organiser des concerts pour votre communauté locale. Vous pouvez augmenter assez rapidement l'argent dont vous avez besoin pour votre voyage, il suffit d'un peu d'enthousiasme et il peut y avoir beaucoup de plaisir. La chose que les gens sont plus réticents à faire est de se séparer de leur argent. Au début, il est important que vous collectez un dépôt de chaque membre du groupe qui a confirmé qu'ils arrivent sur le voyage. Avec ce n'ya pas d'engagement ou pour les inciter à ne pas abandonner à la dernière seconde et cela pourrait être embarrassant. En faisant cela, votre voyage sera beaucoup plus gérable. Vous devez sensibiliser vos membres que le montant final dû peut-être susceptibles de changer légèrement si les membres du groupe abandonnent ou de nouveaux participants. Un coach réservé à £ 400 divisé par 30 personnes va coûter plus cher par personne que de diviser le coût entre 40 personnes. Vous trouverez normalement que les guillemets sont donnés dans des fourchettes de prix que les opérateurs de voyage de groupe seront au courant les gens peuvent abandonner ou vous pouvez obtenir les voyageurs supplémentaires. Vous devez aussi rendre les gens conscients de l'annulation coupés dates. Normalement, si vous annulez avec un hôtel dans les 30 jours avant le départ, vous serez tenu de payer le plein montant. Loi et la directive voyages à forfait changements ont été apportés à la loi relativement récemment que vous devez être au courant. Si un consommateur achète plus d'un composant de voyage, il est considéré comme un paquet. En tant que tel, vous devez placer cet argent dans un compte en fiducie et ne pouvez pas accéder à l'argent jusqu'à ce que les membres de votre groupe ont voyagé. Ceci s'applique à tous les organisateurs de voyages de groupe non réguliers. Toutefois, la définition de ce qui est non régulier n'est pas clairement définie et n'a pas été testée en cour encore. Pour éviter le risque d'enfreindre la loi à ce sujet, il peut être plus facile d'utiliser un organisateur de voyages en groupe professionnel qui a déjà des systèmes en place pour faire face à la directive du voyage à forfait. Pour en savoir plus, vous pouvez aller à ce guide qui a été compilé par le gouvernement. Voir le lien dans la boîte de recours au fond des organes de pageIndustry Si vous utilisez un organisateur de voyages de groupe professionnel, vous devriez regarder pour voir qu'ils sont un GTOA de membre (Groupe Voyage Organisateurs Association) ou l'ETOA (European Tour Operators Association) si vous projetez de faire une Autorité européenne des assurances trip.Travel En tant qu'organisateur de voyages de groupe ou d'un initiateur pour votre groupe, vous serez considéré comme responsable de tout ce qui arrive aux membres de votre groupe. Malheureusement, de temps à autre les choses ne vont pas tout à fait comme prévu. Vous devez là pour vous assurer que vous et les membres de votre groupe êtes protégé contre de telles instances. Cela est particulièrement vrai avec l'école et les groupes de jeunes. Souvent, l'assurance voyage n'est pas si cher que ça et il peut être une obligation légale dans de nombreuses situations
par:. Robert Meldrum
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